Hvernig á að afhenda undirskriftasöfnun

Ákveddu hvenær á að afhenda

Tímasetning ræður miklu um áhrif afhendingar. Undirskriftasöfnun sem er afhent á réttum tíma vegur þyngra en sú sem er afhent þegar skipuleggjandinn er bara loksins tilbúinn.

• Fyrir ákvörðunina, ekki eftir. Vinnið aftur á bak frá tímaáætlun stofnunarinnar sjálfrar: finnið út hvenær málið er á dagskrá og hvort skilafrestur sé fyrir hendi, og afhendirðu á meðan ákvörðunaraðilinn getur enn gripið til aðgerða. Ef ákvörðunin hefur þegar verið tekin getur afhending samt stutt við endurmat eða kæru, en áhrifin eru mest áður en ákvörðunin er tekin.
• Við sterkan fjölda. Afhentu þegar þú ert komin(n) með nægilega margar undirskriftir til að sýna fram á raunverulegan stuðning við þennan tiltekna ákvörðunartaka, ekki handahófskennt tugatal. Sjáðu hversu margar undirskriftir þú þarft fyrir raunhæf markmið.
• Á fréttnæmum tímapunkti. Tengdur viðburður, afmælisdagur eða nýleg fjölmiðlaumfjöllun getur gert afhendinguna fréttnæmari.

Látið viðtakandann vita með fyrirvara um afhendinguna svo hægt sé að taka á móti henni með viðeigandi hætti, í stað þess að hann fái að vita af henni á síðustu stundu.

Undirbúðu afhendingarpakkann

Vel undirbúinn pakki fær meiri athygli en tengill á vefsvæði. Safnaðu saman:

• Fylgibréf á einni síðu. Dragðu saman vandamálið, nákvæma beiðni þína, fjölda undirskrifta og hvaða skilafrest sem er. Biððu skýrt um svar fyrir tiltekinn dag. Einföld uppbygging er: hvað gerðist, hverjir verða fyrir áhrifum, hvað þú biður ákvarðanatökuna um að gera, hversu margir skrifuðu undir og hvenær þú óskar eftir svari.
• Undirskriftirnar: Prentað yfirlit með staðfestu heildarfjölda. Include a list of names only if the recipient needs it; the section "Afhentu gögnin á ábyrgan hátt" below explains what to include and leave out. Fyrir mjög stórar undirskriftasafnanir er staðfestur heildarfjöldi ásamt litlu prentuðu úrtaki úr listanum hentugra en þúsundir síðna.
• Nokkrar persónulegar athugasemdir. Nokkur athugasemdir eða stuttar sögur frá undirritendum breyta tölunni í raunverulegar ástæður fólks fyrir undirskriftinni. Veldu dæmi sem sýna áhrifin skýrt og notaðu aðeins athugasemdir sem fólk skildi eftir opinberlega.
• Stuðningsgögn. Viðeigandi umfjöllun í fjölmiðlum, opinber gögn eða sérfræðiálit sem styrkja málstaðinn, sem viðhengi eða tilvísanir.

Hafðu þetta faglegt og hnitmiðað. Ákvörðunaraðilinn ætti að geta skilið beiðnina, stuðninginn að baki henni og skilafrestinn á innan við mínútu.

Afhentu gögnin á ábyrgan hátt

Undirskriftalistinn er persónuupplýsingar, og í sumum löndum getur undirritun undirskriftasöfnunar afhjúpað stjórnmálaskoðanir einstaklings, sem njóta sérstakrar lagaverndar.

Hvað má deila. Öruggasta leiðin er að afhenda staðfesta heildartölu frekar en allan listann og deila persónugreinanlegum gögnum aðeins ef viðtakandinn þarf raunverulega á þeim að halda eða formlegt ferli krefst þess. Ef þið afhendið samt lista nægir nánast alltaf nafn og sveitarfélag eða landsvæði. Notið nýjasta útflutninginn sem tekinn er við afhendingu, svo að allir sem hafa síðan dregið undirskrift sína til baka séu ekki með. Á þessu vefsvæði getur höfundur undirskriftasafnunar hlaðið niður uppfærðum undirskriftalista af síðu undirskriftasafnarinnar.

Hvað má ekki deila. Fjarlægið netföng og allar athugasemdir sem fólk skildi ekki eftir opinberlega á síðu undirskriftasafnarinnar. Sendið ekki undirskriftalistann sem óvarinn viðhengi í tölvupósti: ef tölvupóstur er eini raunhæfi farvegurinn, setjið listann í dulkóðaða skrá með lykilorði og látið viðtakandann fá lykilorðið í gegnum annan farveg, til dæmis símtal eða textaskilaboð. Og birtið ekki listann sjálf — það á einnig við um ljósmyndir af prentuðum blaðsíðum þar sem nöfn eru læsileg.

Áframhaldandi ábyrgð þín. Afhendi listann aðeins þeim viðtakanda sem tilnefndur er. Ef um einkarekið samtök er að ræða, biðjið þau um að birta hann ekki eða endurnýta; undirskriftasöfnun sem er lögð fyrir opinberan aðila getur orðið opinbert skjal samkvæmt staðbundnum reglum um gagnsæi, svo athugið þetta áður en nöfn eru höfð með. Þótt listinn sé afhentur lýkur ekki þinni eigin ábyrgð: ef undirritandi biður síðar um að vera fjarlægður eða leiðréttur berð þú ábyrgð á að láta viðtakandann vita af þeirri breytingu.

Veldu hvernig á að afhenda hana

Það er fleiri en ein leið til að afhenda, og sú rétta fer eftir því hverjum þú ert að beina henni til.

• Í eigin persónu. Oft árangursríkasti kosturinn þar sem þess er kostur. Afhending augliti til auglitis er erfiðari að hunsa og skapar augnablik sem þú getur ljósmyndað og deilt. Biððu um stuttan fund til að kynna undirskriftasöfnunina.
• Í gegnum formlegt ferli. Margir sveitarstjórnir, þing og opinberir aðilar hafa formlegt ferli fyrir undirskriftasafnanir eða erindi með sértækum reglum. Fylgdu því nákvæmlega: það eykur líkurnar á því að undirskriftasöfnun þín verði formlega tekin gild, og í sumum kerfum getur það skapað skyldu til að svara. Reglurnar eru mismunandi eftir löndum og stofnunum, svo athugið áskilið snið, lágmarksfjölda undirskrifta ef einhver er, hver má leggja hana fram, skilafrestinn og hvort nota þurfi opinbera gátt. Táknræn afhending getur vakið athygli, en aðeins innsending sem fylgir reglum viðkomandi aðila hefur formleg áhrif. Ef þið ávarpið aðila eins og ráð eða stjórn, spyrjið skrifstofu hans eða ritara hvort leggja eigi undirskriftasöfnunina fram einu sinni í gegnum þau eða fyrir hvern meðlim sérstaklega.
• Með pósti eða formlegu bréfi. Hentar stórum stofnunum, og prentað bréf getur vakið meira athygli en tölvupóstur. Beindu því til tiltekins einstaklings, ekki almenns innhólfis.
• Með tölvupósti, þegar engin önnur leið er til. Fyrir fjarlægt fyrirtæki eða stofnun án opinnar skrifstofu er vel undirbúin afhending í tölvupósti fullgild: ávarpið tiltekinn einstakling, látið kynningarbréfið fylgja, tilgreinið staðfesta heildarfjölda undirskrifta með tengli á undirskriftasöfnunina og óskið eftir staðfestingu á móttöku. Þið getið fylgt því eftir með prentuðu bréfi.

Óháð aðferð skaltu staðfesta fyrir fram hver mun taka við henni og halda skrá um hvenær og til hvers hún var afhent. Ef mögulegt er skaltu biðja um skriflega staðfestingu á því að undirskriftasöfnunin hafi verið móttekin. Ef viðtakandinn neitar að taka við undirskriftasöfnuninni eða vill ekki samþykkja fund, ekki þröngva pakkanum að starfsfólki eða skilja hann eftir eftirlitslausan. Sendið rekjanlegt eintak í pósti sama dag og segið stuðningsfólki ykkar staðreyndalega frá því sem gerðist: höfnun getur sjálf orðið að frétt sem hjálpar herferðinni.

Hvað á að segja þegar hún er afhent

Komist að samkomulagi fyrir fram um hver tali, og hafið munnlega hlutann innan við tvær mínútur: þakkið viðtakandanum fyrir tímann, segið beiðnina í einni setningu, afhendi pakkanum, og spyrjið beint hvað gerist næst og hvenær. Ef viðtakandinn vill ræða málið á þeirri stundu, verið kurteis, haldið umræðunni stuttri og vísið í skriflegt efni. Skráið síðan niður allar skuldbindingar sem voru gefnar.

Berið virðingu fyrir tíma viðtakandans. Vel skipulögð afhending er líklegri til að fá fagleg viðbrögð en óvænta uppákomu.

Íhugaðu að taka með tvo eða þrjá stuðningsaðila, helst fólk sem málið snertir beint, og komist að samkomulagi fyrir fram um hverjir séu tilbúnir að koma fram á ljósmyndum. Einfalt sjónrænt atriði, eins og kassi með prentuðu undirskriftasöfnuninni og skilti sem sýnir fjölda undirskrifta, gerir augnablikið auðvelt að mynda. Ein stutt æfing hjálpar öllum að halda ró sinni.

Gerðu þetta að opinberri stund

Opinber afhending skapar sýnilega ábyrgð og getur vakið nýja athygli á herferðinni.

Um viku áður skaltu senda stutta kynningu eða fréttatilkynningu til blaðamanna sem fjalla um málefnið þitt: hvað þú ert að afhenda, hversu margir hafa undirritað og hvenær og hvar afhendingin fer fram. Bjóððu stuðningsfólki að mæta ef það á við. Athugið einnig reglur staðarins: sum opinber húsnæði krefjast tímapöntunar eða öryggisheimildar, og samkoma utandyra getur þurft fyrirvara eða leyfi eftir staðbundnum reglum.

Spyrjið ákvörðunaraðilann fyrir fram hvort hann sé sáttur við að fjölmiðlar séu viðstaddir; sumir fagna því, aðrir kjósa hljóða afhendingu. Í mörgum staðbundnum herferðum mætir enginn blaðamaður, og það er eðlilegt: takið eigin ljósmyndir og myndband og deilið því í uppfærslu um undirskriftasöfnunina og á samfélagsmiðlum — það getur gefið herferðinni nýjan kraft jafnvel án fjölmiðlaumfjöllunar. Leitið samþykkis viðtakandans áður en þið birtið myndir af honum eða henni, virðið friðhelgi stuðningsfólks ykkar og gangið úr skugga um að engar læsilegar undirskriftasíður sjáist á myndunum. Fyrir kynningar og fréttatilkynningar, sjá hvernig á að fá umfjöllun í fjölmiðlum um undirskriftasöfnunina þína.

Eftir afhendingu: Fylgdu málinu eftir

Afhendingin er ekki endir herferðarinnar. Það sem þú gerir næst ræður því hvort afhendingin skilar árangri.

• Uppfærðu stuðningsfólkið þitt strax. Segðu frá því hvernig gekk, deildu myndum, því sem var sagt og næstu skrefum. Fólk sem skrifaði undir fyrir nokkrum vikum lætur sig málið enn varða.
• Fylgdu eftir við ákvörðunaraðilann. Ef þeir lofuðu svari fyrir tiltekinn dag, hafið þá kurteislega samband á þeim degi. Staðreyndabundin áminning sýnir að þú fylgist með.
• Lýstu niðurstöðunni. Hvort sem þú vinnur eða tapar skaltu segja stuðningsfólkinu hvað gerðist og hvað undirskriftir þeirra lögðu af mörkum til. Ef svarið er nei er það ekki endilega endirinn: sjáðu hvað á að gera þegar ákvarðanataki segir nei.

Til að fá heildarmynd af því hvernig á að hafa samband, hitta og setja þrýsting á ákvörðunartaka í tengslum við afhendinguna, lestu hvernig á að ná til ákvörðunartaka með undirskriftasöfnuninni þinni.

Gátlisti fyrir afhendinguna

• Viðtakandi staðfestur og tími og aðferð við móttöku undirskriftasöfnunarinnar samþykkt.
• Afhending tímasett fyrir ákvörðunina og allar reglur um formlega innsendingu athugaðar.
• Einsíðu kynningarbréf tilbúið: beiðnin, heildarfjöldi undirskrifta og svarfrestur.
• Undirskriftagögn vernduð: nýjasti útflutningur og óþarfar persónuupplýsingar fjarlægðar.
• Samkomulag um hver talar og hvað verður sagt, á innan við tveimur mínútum.
• Myndir skipulagðar, með samþykki allra sem birtast á þeim.
• Eftirfylgni skipulögð: uppfærsla til stuðningsfólks strax eftir afhendingu og áminning sett fyrir svarfrestinn.