Hvernig ná á til ákvörðunaraðila með undirskriftasöfnun þinni

Gakktu úr skugga um að þú sért að ná til rétta aðilans

Áður en þú hefur samband skaltu ganga úr skugga um að þú hafir greint þann einstakling eða það stjórnvald sem hefur í raun heimild til að gera það sem þú ert að biðja um. Að hafa samband við einhvern sem getur ekki brugðist við beiðninni eyðir tíma og gæti bent til þess að þú skiljir ekki hvernig viðkomandi stofnun virkar.

Spurðu þig: hver tekur lokaákvörðun um þetta tiltekna mál? Í sumum tilfellum leggur einn aðili til og annar samþykkir. Embættismaður sveitarfélags getur undirbúið tillögu á meðan kjörnir sveitarstjórnarmenn greiða atkvæði um hana. Deild innan fyrirtækis getur annast stefnuna á meðan framkvæmdastjórnin samþykkir breytingar. Ef báðir koma að málinu skaltu hafa samband við báða.

Ef þú ert ekki viss skaltu skoða opinbera vefsíðu viðkomandi samtaka eða stofnunar, athuga hvernig sambærilegar ákvarðanir hafa verið teknar áður eða hringja í aðalskiptiborðið og spyrja hver annist það tiltekna mál sem þú ert að vekja athygli á.

Hafðu samband snemma, ekki aðeins við afhendingu

Þú þarft ekki að bíða þar til þú hefur safnað þúsundum undirskrifta áður en þú lætur ákvörðunaraðila vita að undirskriftasöfnunin þín sé til. Snemma samband þjónar tveimur tilgangi: það sýnir að þú ert alvara og það gefur þér tíma til að komast að því hvort til sé formlegt ferli sem þú þarft að fylgja.

Stutt kynningarboð þegar herferðin þín fer af stað, eða þegar þú hefur safnað fyrsta marktæka fjölda undirskrifta, er fullkomlega viðeigandi. Haltu því stuttu og málefnalegu. Þú ert ekki að biðja um ákvörðun ennþá. Þú ert að vekja athygli þeirra á málinu og skapa samskiptaleið.

Snemma samband hjálpar þér líka að finna rétta heimilisfangið, nafn viðkomandi starfsmanns eða fulltrúa og hvort einhverjir frestir séu sem þú þarft að vita af.

Hvernig á að skrifa árangursríkan skilaboðapóst

Hvort sem þú ert að senda kynningarbréf, stöðuskýrslu eða formlegt afhendingarbréf, er uppbyggingin sú sama. Vertu skýr, hnitmiðaður og kurteis. Andsnúin eða ásakandi skilaboð gefa viðtakandanum tilefni til að hunsa þig.

Öll skilaboð til ákvörðunaraðila ættu að innihalda:

• Það sem þú ert að biðja um. Lýstu skýrt og án tvímæla þeirri tilteknu breytingu sem þú vilt.
• Af hverju það skiptir máli. Eitt eða tvö setningar um hverjir verða fyrir áhrifum og hvað gerist ef ekkert breytist.
• Umfang almenns stuðnings. Taktu fram hversu margir hafa skrifað undir og settu inn tengilinn að undirskriftasöfnuninni svo þeir geti sannreynt hana.
• Allir viðeigandi frestir. Ef ákvörðun er í vændum skaltu taka það fram. Frestur gefur skilaboðunum þínum ástæðu til að verða lesin núna.
• Skýr beiðni um svar. Spurðu hvað þau hyggist gera og hvenær þú megir búast við svari.

Veldu réttan farveg

Mismunandi aðstæður kalla á mismunandi nálgun.

• Netfang Góður upphafspunktur fyrir flestar herferðir. Það skapar skriflega skrá, má áframsenda innan stofnunarinnar og gefur viðtakandanum tíma til að svara. Ávarpaðu nafngreindan einstakling frekar en almennt innhólf.
• Bréf. Prentað bréf sent í pósti hentar fyrir formlegar stofnanir á borð við þingið, ráðuneyti eða stór opinber aðila. Pappírsbréf fær stundum meiri athygli en tölvupóstur.
• Símtal. Hentar vel til að fylgja eftir tölvupósti sem hefur ekki fengið svar eða til að komast að því hver rétti tengiliðurinn er. Hafðu skýran tilgang áður en þú hringir og haltu samtalinu stuttu.
• Fundarbeiðni. Vert að sækja eftir þegar þú hefur safnað talsverðum fjölda undirskrifta. Erfiðara er að hunsa beina fundi og þeir gefa þér tækifæri til að færa rök þín fram beint. Vertu sveigjanleg/ur með tímasetningu: ef aðalákvörðunaraðilinn er ekki tiltækur er samt þess virði að hitta háttsettan starfsmann.
• Samfélagsmiðlar. Að merkja ákvörðunaraðila í opinberri færslu skapar sýnilegan þrýsting. Gerðu þetta vandlega og faglega. Þetta virkar best þegar þú hefur eitthvað áþreifanlegt að segja frá, svo sem mikilvægan áfanga, og illa þegar það lítur út eins og viðvarandi áreitniherferð.

Haltu skrá yfir öll samskipti: dagsetningar, nöfn, hvað var sent og hvaða svar þú fékkst. Þessi skrá er gagnleg ef herferðin stigmagnast og nauðsynleg þegar þú afhendir undirskriftasöfnunina formlega.

Tímasettu sambandið vel

Árangursríkustu augnablikin til að hafa samband við ákvörðunaraðila tengjast atburðum í herferðinni þinni eða í ákvarðanatökuferli þeirra.

• Þegar þú nærð áfanga í fjölda undirskrifta sem sýnir raunverulegan stuðning almennings.
• Þegar fundur nefndar, atkvæðagreiðsla í sveitarstjórn eða endurskoðun stefnu er á dagskrá. Hafðu samband nokkrum dögum áður, ekki sama dag.
• Þegar eitthvað nýtt gerist: fjölmiðlaumfjöllun um málið þitt, tengdur viðburður eða yfirlýsing frá öðrum yfirvöldum sem styður þína afstöðu.
• Þegar þú ert tilbúin/n til að afhenda undirskriftasöfnunina formlega. Láttu þau vita með fyrirvara svo þau geti gert ráð fyrir tíma til að taka við henni á réttan hátt.

Forðastu að hafa svo oft samband að skilaboðin fari að virka eins og þrýstingur frekar en samskipti. Eitt eða tvö skilaboð á réttum tíma vega þyngra en stöðugur straumur vikulegra tölvupósta.

Undirbúðu afhendingarpakka

Þegar þú ert tilbúin/n til að afhenda undirskriftasöfnunina formlega skaltu undirbúa pakka sem kynnir herferðina þína skýrt og faglega. Vel undirbúin afhending er erfiðari að setja til hliðar en tengill á vefsíðu.

• Kynningarbréf: Ein síða sem dregur saman undirskriftasöfnunina: vandann, þá sértæku beiðni sem þú setur fram og fjölda þeirra sem hafa skrifað undir. Endurtaktu alla fresti og biddu skýrt um svar.
• Undirskriftalisti. Prentaðu samantekt yfir undirskriftir með nöfnum, staðsetningum og athugasemdum, ef einhverjar eru. Ef þú ert með þúsundir undirskrifta er fulltrúasýni með staðfestum heildarfjölda hagnýtara en hvert einasta nafn.
• Persónulegar sögur: Nokkrar nákvæmar athugasemdir eða stuttar yfirlýsingar frá undirrituðum bæta við mannlegum þætti sem tölur einar og sér geta ekki gert. Veldu dæmi sem sýna áhrif málsins skýrt.
• Stuðningsgögn. Ef þú hefur viðeigandi fjölmiðlaumfjöllun, opinber gögn eða sérfræðiyfirlýsingar sem styðja mál þitt skaltu láta þau fylgja sem viðhengi eða tilvísanir.

Ef ákvörðunaraðilinn biður þig um að senda undirskriftirnar með tölvupósti skaltu útskýra að persónuupplýsingar eigi ekki að vera sendar í miklu magni með tölvupósti. Bein afhending eða formleg skrifleg afhending er viðeigandi og sýnir að þú meðhöndlar gögn stuðningsaðila á ábyrgan hátt.

Taktu fjölmiðla með við afhendingu

Opinber afhending skapar augnablik sýnilegrar ábyrgðar. Fjölmiðlaumfjöllun um afhendinguna setur aukinn þrýsting á ákvörðunaraðilann og vekur nýjan áhuga á undirskriftasöfnuninni.

Viku fyrir afhendingardag skaltu senda stutta fréttatilkynningu eða kynningu til staðbundinna blaðamanna sem fjalla um málefnið þitt. Segðu þeim hvað þú ert að afhenda, hve margir hafa skrifað undir og hvenær og hvar afhendingin fer fram.

Spurðu ákvörðunaraðilann fyrir fram hvort þau séu sátt við að fjölmiðlar séu viðstaddir. Margir kjörnir fulltrúar fagna slíku tækifæri. Jafnvel þótt engir blaðamenn mæti skaltu taka eigin ljósmyndir og myndband af afhendingunni. Þessu má deila í stöðufærslu um undirskriftasöfnunina og á samfélagsmiðlum.

Sjá nánari leiðbeiningar um að leggja mál fyrir blaðamenn og skrifa fréttatilkynningu í Hvernig á að fá fjölmiðlaumfjöllun um undirskriftasöfnun þína.

Hvað á að gera ef þú færð ekkert svar

Það er algengt að fá ekkert svar og það þýðir ekki endilega að undirskriftasöfnunin hafi verið hunsuð. Starfsfólk gæti verið að sinna miklu bréfa- og skilaboðamagn, málið gæti verið til virkrar skoðunar eða skilaboðin þín hafa ekki náð til rétta aðilans.

Fylgdu einu sinni eftir að hæfilegum tíma liðnum, venjulega eftir eina til tvær vikur. Vísaðu í upprunalegu skilaboðin þín og spurðu kurteislega hvort þau hafi borist og hvenær þú megir vænta svars.

Ef þú heyrir enn ekkert skaltu íhuga aðrar leiðir: formlega innsendingu í gegnum eigin ferli stofnunarinnar, spurningu sem tekin er upp á opnum fundi eða samband í gegnum kjörinn fulltrúa. Að skrá skort á svari og deila því í stöðufærslu um undirskriftasöfnunina eða í fréttatilkynningu getur líka skapað þrýsting, þó að sú nálgun krefjist varúðar.

Eftir afhendingu: fylgdu eftir og lokaðu hringnum

Afhendingin er ekki endir herferðarinnar. Haltu stuðningsaðilum þínum upplýstum um hvað gerist næst.

• Settu inn stöðufærslu strax eftir afhendingu. Deildu því hvernig gekk, hvað var sagt, öllum myndum og hver næstu skref eru. Stuðningsaðilar sem skrifuðu undir fyrir nokkrum vikum hafa enn áhuga á niðurstöðunni.
• Fylgdu eftir við ákvörðunaraðilann. Ef þau lofuðu að svara eða grípa til aðgerða fyrir tiltekna dagsetningu skaltu fylgja eftir þegar sá dagur rennur upp. Kurteis og málefnaleg áminning sýnir að þú fylgist með.
• Lýstu niðurstöðunni. Ef herferðin tekst skaltu segja stuðningsaðilum þínum það skýrt. Ef ekki, útskýrðu hvað gerðist og hvort frekari skref séu möguleg. Þeir sem tóku þátt eiga skilið að vita til hvers undirskriftir þeirra skiluðu.

Herferð sem lýkur vel, hvort sem hún vinnur eða tapar, byggir upp traust hjá þeim sem studdu hana og auðveldar að virkja þá aftur í framtíðinni.