Hvernig á að skrifa fréttatilkynningu fyrir undirskriftasöfnunina þína

Ákveddu fréttahornið fyrst

Blaðamenn þurfa sögu, ekki bara hlekk á undirskriftasöfnun. Áður en þú skrifar skaltu ákveða hvers vegna þetta eigi erindi í fréttir núna. Undirskriftasöfnun getur skipt skipuleggjandann miklu máli áður en hún er tilbúin fyrir umfjöllun fjölmiðla: fáar undirskriftir án lokafrests eru yfirleitt ekki enn frétt fyrir ritstjórn.

Sterk fréttahorn fyrir undirskriftasöfnun eru meðal annars:

• Undirskriftafjöldi sem virðist mikill miðað við stærð samfélagsins eða hópsins sem málið snertir
• Komandi atkvæðagreiðsla, skilafrestur, yfirheyrsla, fundur sveitarstjórnar eða réttardagskrá
• Afhending undirskriftasöfnunar til ákvörðunartaka
• Staðbundinn ágreiningur sem hefur áhrif á íbúa, nemendur, starfsfólk, foreldra, sjúklinga eða viðskiptavini
• Persónuleg saga sem sýnir mannleg áhrif málsins
• Svar, synjun eða þögn frá stofnuninni sem undirskriftasöfnunin beinist að

Ef þú getur ekki útskýrt fréttavinkilinn í einni setningu, haltu áfram að fínpússa hann áður en þú sendir tilkynninguna.

Skrifaðu fyrirsögn sem segir söguna

Fyrirsögnin á að draga fréttina saman í einni skýrri línu. Hún þarf ekki að vera snjöll. Hún þarf að vera nákvæm.

Góðar fyrirsagnir um undirskriftasöfnun innihalda oft tölu, stað, ákvörðunartaka og skýra kröfu.

Forðastu óljósar fyrirsagnir eins og "Samfélagið sameinast" eða "Fólk krefst breytinga" nema fyrirsögnin segi líka hvaða breytingar er verið að krefjast.

Settu mikilvægustu staðreyndirnar fyrst

Fyrsta málsgreinin er inngangurinn. Hún á að svara lykilspurningunum: hver er að gera hvað, hvað viðkomandi vill, hvers vegna það skiptir máli, hvar þetta gerist og hvað gerist næst.

Skrifaðu eins og blaðamaðurinn kunni aðeins að lesa fyrstu málsgreinina. Ef sagan er ekki skýr þar getur fréttatilkynningin verið hunsuð.

Fylgdu hefðbundinni uppbyggingu

Auðveldast er að nota fréttatilkynningu þegar hún fylgir kunnuglegu sniði. Þetta er sú uppbygging sem er flestum enskumælandi fréttastofum kunnust; hefðir varðandi fréttatilkynningar eru mismunandi eftir löndum, svo ef eitthvað hér að neðan er ekki venja þar sem þú býrð skaltu aðlaga það eða sleppa því. Aðalatriðin, tilvitnunin og samskiptaupplýsingarnar skipta meira máli en nákvæm orðalag fyrirsagnanna.

• Merking fréttatilkynningar: Í sumum löndum er venja að hafa línu eins og „Til birtingar strax“ efst; víða annars staðar er hún alls ekki notuð.
• Fyrirsögn: Ein lína sem fangar fréttina.
• Borg og dagsetning: Skrifað efst í fréttatilkynningunni, þar sem það er venja á staðnum.
• Inngangsmálsgrein: Aðalsagan í tveimur eða þremur setningum.
• Meginmál: Tvær eða þrjár stuttar málsgreinar með samhengi, gögnum og bakgrunni. Skrifaðu meginmál textans í þriðju persónu („íbúar biðja um“, ekki „við biðjum um“), svo blaðamaður geti notað setningar beint; þín eigin rödd á heima í tilvitnuninni.
• Tilvitnun: Mannleg ummæli frá höfundi undirskriftasöfnunarinnar eða einhverjum sem málið snertir.
• Upplýsingar um undirskriftasöfnun: Hlekkur á undirskriftasöfnun, fjöldi undirskrifta, skilafrestur og ákvörðunartaki.
• Um: Tvær eða þrjár setningar sem lýsa því hver stendur að undirskriftasöfnuninni og hvers vegna. Þú getur notað þennan kafla óbreyttan í hverri fréttatilkynningu sem þú sendir.
• Samskiptaupplýsingar: Nafn, netfang, símanúmer eða annar farvegur þar sem þú svarar fljótt, og hvort þú sért tiltækur/tiltæk til viðtals.

Haltu fréttatilkynningunni í mesta lagi á einni síðu, yfirleitt um 300 til 450 orð. Styttri tilkynning með raunverulegum fréttum er betri en lengri tilkynning sem er fyllt upp með endurtekningum.

Eitt hugtak sem þú gætir rekist á: „embargo“ merkir að biðja blaðamenn um að birta ekki áður en samið hefur verið um tíma. Embargo virkar aðeins ef blaðamaðurinn hefur samþykkt það fyrirfram — það að skrifa orðið efst í tölvupósti skapar enga samkomulagsbundna skuldbindingu — og fyrir undirskriftasöfnun er það nánast aldrei nauðsynlegt. Ef þú ert í vafa skaltu einfaldlega senda tilkynninguna þegar þú ert tilbúin(n) til að fréttin verði opinber.

Settu inn tilvitnun sem blaðamenn geta notað

Blaðamenn nota tilvitnanir til að gefa sögu mannlega rödd. Góð tilvitnun á ekki að endurtaka staðreyndir sem þegar koma fram í fréttatilkynningunni. Hún á að skýra hvers vegna málið skiptir raunverulegt fólk máli.

Veik tilvitnun segir: "Við höfum miklar áhyggjur af þessu máli."

Sterkari tilvitnun hljómar svona: „Þetta bókasafn er staðurinn þar sem börnin mín gera heimanámið á meðan ég klára kvöldvaktina mína. Ef það lokar missa fjölskyldur eins og mín meira en bækur. Við missum einn af fáu öruggu almennu stöðunum sem eftir eru í hverfinu.“

Áður en þú nefnir eða vitnar í einhvern annan en sjálfa(n) þig skaltu fá skýrt leyfi hans til að vera auðkenndur opinberlega — og fyrir barn þarf líka leyfi foreldris eða forráðamanns.

Notaðu eðlilegt mál. Ekki láta tilvitnunina hljóma eins og slagorð eða opinbera yfirlýsingu skrifaða af nefnd.

Bættu við gagnlegum tölum og gögnum

Tölur hjálpa blaðamönnum að meta umfang og brýni fréttar. Taktu fram núverandi fjölda undirskrifta, hversu hratt undirskriftirnar söfnuðust, hversu margir verða fyrir áhrifum og hvenær ákvörðunin verður tekin.

Notaðu gögn af varfærni. Ef þú vísar í opinbert skjal, formlega ákvörðun, skýrslu, fundardagskrá eða fjárhæð í fjárhagsáætlun skaltu gera blaðamanninum auðvelt að sannreyna það. Haltu staðreyndum og eigin túlkun þinni skýrt aðskildum, og ef ákvörðunaraðilinn hefur ekki enn svarað skaltu segja það hlutlaust í stað þess að giska á ástæður hans.

Ekki ýkja. Fréttatilkynning sem ýkir staðreyndirnar getur skaðað trúverðugleika allrar herferðarinnar.

Finndu og hafðu samband við réttu blaðamennina

Góð fréttatilkynning sem er send í rangan innhólf er oft til einskis. Búðu til stuttan lista yfir nafngreinda blaðamenn áður en þú byrjar að senda tölvupósta; til að finna rétta fólkið, sjá Hvernig á að fá fjölmiðlaumfjöllun um undirskriftasöfnunina þína.

• Skrifaðu persónulegan tölvupóst: Sendu ekki aðeins tilkynninguna á almennt netfang ritstjórnar ef þú getur fundið betri tengilið. Skrifaðu stutta skilaboð til tiltekins blaðamanns þar sem þú útskýrir hvers vegna þessi saga passar við hans umfjöllun, og límdu fréttatilkynninguna inn í meginmál tölvupóstsins fyrir neðan. Ekki senda fréttatilkynninguna eingöngu sem viðhengi: viðhengi eru oft ekki opnuð. Efnislínan þín getur yfirleitt verið fyrirsögn fréttatilkynningarinnar.
• Bjóðið upp á ljósmynd: Saga með nothæfri ljósmynd er líklegri til birtingar. Bjóðið upp á skýra ljósmynd af staðnum eða fólkinu sem á í hlut — ljósmynd sem þú hefur rétt til að nota, með leyfi allra sem hægt er að bera kennsl á á henni — og nefndu í tölvupóstinum að hún sé tiltæk.
• Verndið undirritunaraðila: Deilið aldrei undirskriftalistanum eða persónuupplýsingum neins undirritunaraðila með blaðamanni. Bjóðið einhvern fram sem viðmælanda aðeins eftir að viðkomandi hefur samþykkt það.
• Veljið rétta tímasetningu: Í mörgum löndum hentar vel að senda snemma miðvikudagsins í miðri vinnuviku, en áætlanir fréttastofa eru mismunandi eftir löndum og miðlum — líttu á þetta sem upphafspunkt og skoðaðu eigin skilafresti hvers miðils.

Settu væntingar þínar raunhæft: ekki mun hver einasti blaðamaður sem þú sendir tilkynninguna til nota hana, og flestir munu ekki svara. Það er eðlilegt og þýðir ekki að sagan sé veik.

Veldu rétta tímasetningu

Sendið tilkynninguna þegar ástæðan til að fjalla um söguna er sterkust. Góð tímamörk eru til dæmis þegar þú nærð mikilvægu undirskriftamarki, daginn fyrir opinn fund, morguninn sem undirskriftasöfnunin er afhent eða strax eftir að ákvörðunartaki svarar.

Forðastu að senda seint á föstudegi nema sagan sé brýn eða tengd viðburði um helgina.

Ef undirskriftasöfnunin tengist viðburði skaltu senda tilkynninguna nógu snemma til að blaðamenn geti skipulagt umfjöllun. Við afhendingu undirskriftasöfnunar er oft betra að gefa tveggja eða þriggja daga fyrirvara en að senda hana eftir að afhendingin hefur þegar átt sér stað.

Fylgdu eftir einu sinni

Ef þú færð ekki svar skaltu senda eina stutta eftirfylgni eftir tvo virka daga. Bættu við nýjum upplýsingum ef þú hefur þær, til dæmis hærri undirskriftafjölda, manneskju sem hefur samþykkt viðtal eða svar frá ákvörðunaraðila.

Haltu ekki áfram að hafa samband við blaðamann sem hefur engan áhuga. Virðingarfyllt samband getur hjálpað í síðar herferðum eða framtíðaruppfærslum.

Algeng mistök sem skal forðast

• Að senda fréttatilkynninguna áður en raunveruleg ástæða er fyrir því að sagan sé frétt núna.
• Að skrifa fyrirsögn sem segir ekki hvað hefur gerst eða hvað er verið að biðja um.
• Að skrifa meginmál textans í fyrstu persónu, svo blaðamaðurinn geti ekki notað neina setningu óbreytta.
• Að hafa með tilvitnun sem endurtekur aðeins staðreyndir sem þegar koma fram annars staðar í tilkynningunni.
• Að nefna eða vitna í mann án leyfis hans.
• Að senda fréttatilkynninguna aðeins sem viðhengi í stað þess að líma hana inn í tölvupóstinn.